1.請檢查後臺的所有表單,若蒐集目的結束(如報名已截止、活動結束等),請將此表單刪除。
2.若該表單目前已結束填寫,但之後會重複利用,建議只保留表單欄位,若表單的報名資料筆數太多可參考第4點的操作步驟。
3.當表單的開放填寫時間較長,可先將資料匯出並加密,然後至後臺刪除這些資料,避免個資外洩。另外,匯出之資料也請自行保管,之後若無使用需求,請移除檔案。
4.操作步驟:新增表單模組>從範本開始建立表單>完成,確認沒問題後,刪除舊表單。
5.請於表單說明中聲明蒐集個資之目的、機關名稱、個人資料利用之期間、地區、對象及方式等,此部分有個資保護告知事項範本可參考,請聯繫秘書室邱小姐,分機1024。
6.重新評估及調整同仁的帳號權限是否需使用表單模組,若無法控管帳號權限,請勿使用表單模組來蒐集個資。
補充表單模組的權限設定,當移除查詢權限時,該使用者無法查看表單的欄位設定、其他設定以及表單資料,僅能新增表單模組。